Zwar wird es im Business auch nach wie vor Präsenzmeetings geben, zu wichtig ist der menschliche Faktor des persönlichen Austauschs.

Aber gerade für internationale Unternehmen überwiegen hier nicht nur die Vorteile, sondern lassen Rahmenbedingungen oft gar keine Alternative zu. Und selbst kleinere Firmen profitieren längst davon.

Viele Vorteile nutzen

Virtuelle Konferenzen, besonders für periodische Meetings von Teams, sparen erheblich Zeit und Geld. Dank der Konferenzsysteme, die inzwischen auch cloudbasiert kostengünstig angeboten werden, fallen dann Fahrt- und Hotelkosten genauso weg wie teure Arbeitszeit, die Mitarbeiter unnötig im Flieger oder Auto vergeuden.

Außerdem ist Wissen für die internationale Arbeitsteilung dank der Konferenzen schneller verfügbar, weil Informationen schneller „fließen“.

Bedarf analysieren

Vor der Anschaffung gilt jedoch wie immer: erst Bedarf einschätzen, beispielsweise die Menge der Daten oder die Wahl eines cloudbasierten oder fest installierten Systems. Webkonferenzen haben ihre Stärke, wenn man Bildschirminhalte übertragen, zeigen oder Dokumente gemeinsam über das Internet bearbeiten möchte und jeder Teilnehmer vor seinem eigenen PC sitzt.

Eine Videokonferenz macht Sinn, wenn mehrere Personen im Raum teilnehmen. Günstige Alternativen wie Skype oder VoIP mit Bild eignen sich eher für private Zwecke.

Sichere Server ist das A und O

Auch in Sachen Sicherheit sollte man genau hinschauen: Denn längst lassen sich während der Konferenz leicht Daten austauschen, Dokumente im Team zusammen bearbeiten oder Produkte präsentieren. Schützenswerte Daten laufen daher idealerweise über geschützte Server in Deutschland von vertrauenswürdigen Providern.

Nicht zu unterschätzen ist auch das technische Know-how, bei dem nicht immer die hauseigene IT helfen kann. Anzuraten ist daher ein ständig buchbarer Support durch den Anbieter.

Nachhaltige Technik schont die Umwelt

Natürlich ist die beste Technik nur die, die man auch einsetzt. Mitarbeiter sollten daher wissen, dass sich das System nur dann auszahlt, wenn es konstant verwendet wird und nicht nur der Führungsetage zur Verfügung steht. Längst gibt es zudem Modelle, bei denen Flatrates für Web- und Telefonkonferenzen buchbar sind. Experten schätzen: Der weltweite CO2-Ausstoß bis 2020 könnte um 15 Prozent reduziert werden, wenn Menschen und Unternehmen künftig effektiver virtuell konferieren.

Unternehmen, die sich durch besonders ökologische Produktivität auszeichnen wollen, haben daher ebenfalls einen Vorteil in Sachen Green Meetings auf ihrer Seite.